Contoh proposal 1

PROPOSAL PENELITIAN
Aplikasi e-Government untuk Tata Kelola Yang Baik: Dari Perencanaan
Strategis SI ke Pengembangan SI (e-Government Application For Good e-
Governance from IS Strategic Plan to IS Development)
Page 2
DAFTAR ISI
1. ABSTRAK....................................................................................................... 1
2. PENDAHULUAN............................................................................................ 1
3. PERUMUSAN MASALAH............................................................................... 5
4. METODOLOGI.............................................................................................. 9
5. RANCANGAN (DESIGN) PENELITIAN......................................................... 12
6. HASIL YANG DIHARAPKAN......................................................................... 15
7. PERSONIL PELAKSANA PENELITIAN (PENELITI DAN TEKNISI) ..................... 15
8. BIBLIOGRAFI................................................................................................. 18
9. JADWAL PENELITIAN
Lampiran 1. Personalia..................................................................................... 20
Lampiran 2. Rincian Anggaran....................................................................... 21
Lampiran 3. Kegiatan...................................................................................... 23
Page 3
1. ABSTRAK
Tidak dapat dipungkiri, bahwa informasi merupakan komoditi strategis di abad ini. Globalisasi
informasi memaksa setiap insan baik individu ataupun kelompok, baik swasta maupun
pemerintah, untuk memperhitungkan sistem informasi yang akan diterapkan supaya tetap
kompetitif di era globalisasi. Dalam hal ini, penerapan strategi yang tepat memungkinkan setiap
organisasi swasta maupun instansi pemerintah untuk lebih meningkatkan local content dan
meningkatkan bargaining power terhadap masyarakat dan hubungan antar instansi juga
hubungan terhadap negara lain.
Sampai saat ini, banyak kegiatan yang dilakukan pemerintah secara terpisah, tanpa adanya suatu
perencanaan yang terintegrasi antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya. Contoh klasik,
penggalian jalan raya untuk telepon/listrik/air minum yang tidak pernah tuntas, baik di kota
metropolitan Jakarta maupun kota-kota besar lainnya. Selain itu, ada pertanyaan yang mesti
dijawab dengan suatu tindakan, dapatkah masyarakat umum dengan mudah
mengetahui/mengakses berbagai informasi, pengetahuan teknologi tepat guna, perundangan,
yang berkaitan langsung dengan kehidupan sehari-hari masyarakat banyak? Semua ini penting
dipertimbangkan dalam membangun sistem informasi nasional yang memampukan pemerintah
agar lebih kompetitif. Dua faktor/parameter utama yang perlu diperhitungkan dalam strategi
pengembangan sistem informasi nasional adalah SDM yang berkualitas dan alternatif
sistem/teknologi yang digunakan.
Sering sekali dalam pengembangan sistem informasi, setiap instansi pemerintah melakukan
perencanaan sendiri-sendiri, tanpa adanya koordinasi yang saling mendukung. Akibatnya dalam
penerapannya, terjadi pemborosan anggaran karena setiap bagian membuat inisiatif sendiri tanpa
ada suatu perencanaan yang baik.
Disamping itu juga, lemahnya dukungan secara politik, kurangnya perhatian terhadap
pentingnya sistem informasi dan juga lemahnya kepemimpinan. Hal ini menyebabkan
penerapan sistem informasi dan teknologi informasi menjadi cost center yang kurang
bermanfaat secara optimal.
Page 4
Kajian ini bertujuan untuk menghasilkan suatu panduan, bagaimana penerapan aplikasi e-
Government untuk tujuan good governance dengan menggunakan metodologi tertentu dari
proses perencanaan strategis sampai tahap pengembangan sistem informasi e-Government.
2. PENDAHULUAN
Dari era industri ke era informasi, adalah lompatan besar dalam peradaban manusia. Pada era
informasi, suatu informasi merupakan komoditi strategis yang dapat berperan menghidupkan
suatu perusahaan atau justru mematikannya. Globalisasi informasi memaksa setiap insan baik
individu ataupun kelompok, baik swasta maupun pemerintah, untuk memperhitungkan sistem
informasi yang akan diterapkan supaya tetap kompetitif di era globalisasi.
Dalam kajian Kerangka Teknologi Informasi Nasional (National IT Framework) yang
dilakukan baru‐baru ini, salah satu pilar yang segera harus dibentuk adalah Electronic
Government (EGovernment) for Good Governance [BAP01] dengan tujuan dapat
mempercepat terbentuknya suatu pelaksanaan pemerintahan yang baik, efisien, dan
efektif. Walaupun kata‐kata EGovernment sudah sering diseminarkan dan didiskusikan,
tetapi di berbagai kalangan akademis, pengusaha, dan bahkan pemerintah mempunyai
pemahaman yang berbeda mengenai EGovernment [HAS01]. Secara sederhana Heeks
dalam [HAS01] mendefinisikan EGovernment sebagai berikut:
“Kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dengan menggunakan
Teknologi Informasi (TI) untuk memberikan layanan kepada masyarakat”.
Dari definisi tersebut, terlihat bahwa tujuan utama EGovernment adalah meningkatkan
efisiensi dan kualitas layanan. Menurut Heeks, hampir semua lembaga pemerintah di
dunia ini, mengalami ketidakefisienan, terutama di negara yang sedang berkembang.
Pungutan liar, pemasukan dan pengeluaran uang yang tidak dilaporkan, antrian
masyarakat di pusat‐pusat layanan publik, dan lain‐lain, merupakan beberapa wujud
ketidakefisienan tersebut, dimana banyak sekali resources yang terbuang percuma.
Page 5
Lebih rinci lagi, Agarwal dalam [HAS01] membagi pengertian EGovernment ke dalam
lima tingkatan, yang semakin tinggi tingkatannya, semakin kompleks permasalahan
yang akan dihadapi.
1. Tingkatan yang paling awal adalah apa yang disebut dengan EGovernment untuk
menunjukkan “wajah” pemerintah yang baik dan menyembunyikan
kompleksitas yang ada di dalamnya. Hal ini ditandai dengan munculnya berbagai
web site yang cantik pada hampir semua institusi pemerintah. Pada dasarnya, E
Government tingkat awal ini masih bersifat menginformasikan tentang apa dan
siapa yang berada di dalam institusi tersebut. Dengan kata lain, informasi yang
diberikan kepada masyarakat luas, masih bersifat satu arah. Kondisi E
Government yang masih berada pada tahap awal ini belum bisa digunakan untuk
membentuk suatu pemerintahan dengan Good Governance.
2. Tingkat kedua dari EGovernment, mulai ditandai dengan adanya transaksi dan
interaksi secara online antara suatu institusi pemerintah dengan masyarakat.
Misalnya, masyarakat tidak perlu lagi antri membayar tagihan listrik,
memperpanjang KTP, dan lain‐lain. Semuanya dapat dilakukan secara online.
Usaha ke arah ini sudah mulai dilakukan oleh beberapa institusi dipusat maupun
di daerah. Kabupaten Takalar merupakan salah satu contoh daerah yang sudah
mulai menerapkan layanan satu atap terhadap masyarakatnya. Komunikasi dua‐
arah antara institusi pemerintah dengan masyarakat sudah mulai terjalin secara
online.
3. Level ketiga dari EGovernment, memerlukan kerja sama (kolaborasi) secara
online antar beberapa institusi dan masyarakat. Apabila masyarakat sudah
bisa mengurus perpanjangan KTP‐nya secara online, selanjutnya mereka tidak
perlu lagi melampirkan KTP‐nya untuk mengurus Pasport atau membuat SIM.
Dalam hal ini perlu kerja sama antara Kantor Kelurahan yang mengeluarkan KTP
dengan Kantor Imigrasi yang mengeluarkan Pasport atau Kantor Polisi yang
mengeluarkan SIM.
4. Level keempat dari EGovernment sudah semakin kompleks. Bukan hanya
memerlukan kerja sama antarinstitusi dan masyarakat, tetapi juga menyangkut
arsitektur teknis yang semakin kompleks. Dalam level ini, seseorang bisa
mengganti informasi yang menyangkut dirinya hanya dengan satu klik, dan
pergantian tersebut secara otomatis berlaku untuk setiap institusi pemerintah
Page 6
yang terkait. Misalnya, seseorang yang pindah alamat, dia cukup mengganti
alamatnya tersebut dari suatu database milik pemerintahan yang besar, dan
secara otomatis KTP, SIM, Pasport dan lain‐lainnya ter‐update.
5. Level kelima, dimana pemerintah sudah memberikan informasi yang terpaket
(packaged information) sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Dalam hal ini,
pemerintah sudah bisa memberikan apa yang disebut dengan “informationpush”
yang berorientasi kepada masyarakat. Masyarakat benar‐benar seperti raja yang
dilayani oleh pemerintah. Apa saja yang menjadi kebutuhan masyarakat, E
Government pada level lima ini mampu menyediakannya.
Disamping itu Forman mendefinisikan EGovernment berdasarkan interaksi
penggunanya sebagai berikut [FOR01]:
• G2C (Government to Citizen), EGovernment yang diperuntukkan bagi layanan
publik kepada masyarakat.
• G2B (Government to Business), EGovernment yang diperuntukkan bagi kalangan
bisnis, mengurangi birokrasi dalam usaha.
• G2G (Government to Government), EGovernment yang diperuntukkan untuk
meningkatkan komunikasi dan koordinasi antar instansi pemerintah.
Dari hasil survei oleh [WIN03] terhadap 36 situs web yang mendapatkan penghargaan E-
Government Award 2003 yang diadakan oleh Warta Ekonomi No 22/XIV/25 September
2002, diperoleh kesimpulan bahwa 99,99% situs web yang diklaim sebagai bentuk aplikasi E-
Government baru sampai pada tingkat awal yaitu penampakan “wajah” pemerintah Dati I dan
II. Informasi “satu arah” yang ditampilkan sangat bervariasi, sehingga sulit dilihat tingkat
kemanfaatan situs-situs tersebut untuk melakukan koordinasi maupun untuk pelayanan
masyarakat.
Sementara itu, di beberapa negara Eropa dan Amerika sudah mulai menerapkan E
Government pada level keempat, dimana mereka hanya mengumpulkan cukup sekali
saja informasi mengenai masyarakatnya [FOR02, MOO00, JAC01, WIM01]. Salah satu
penerapan EGovernment yang bisa mencakup pengertian menurut [HAS01] dan
[FOR01] adalah penerapan sistem kependudukan. Permasalahan kependudukan
merupakan salah satu isu yang dapat memanfaatkan konsep EGovernment. Beberapa
negara Eropa dan Asia seperti Inggris, Austria, dan Singapura telah menerapkan sistem
EGovernment untuk melayani kebutuhan penduduknya [FIS01, AIC01, ANO01, MOO00].
Page 7
Seperti halnya di negara lain, di Indonesia juga menghadapi masalah kependudukan
yang cukup kompleks. Departemen Dalam Negeri (Depdagri), Badan Pusat Statistik
(BPS), Komisis Pemilihan Umum (KPU), dan Badan Koordinasi Keluarga Berencana
(BKKBN)adalah antara lain merupakan instansi‐instansi yang melakukan pendataan
penduduk di Indonesia. Namun data yang dikumpulkan masih banyak yang merupakan
hasil perhitungan proyeksi dan bersifat agregasi [DAR01]. Kelengkapan dan konsistensi
datanya juga sangat diragukan karena bisa saja seseorang terdata dan tercatat lebih
dari satu kali di daerah yang berbeda yang disebabkan lemahnya koordinasi di dalam
lembaga yang melakukan pendataan tersebut. Hal yang lebih mengkhawatirkan adalah
adanya perbedaan data yang didapat oleh instansi‐instansi yang berwenang melakukan
pendataan, ini dikarenakan metode yang digunakan untuk melakukan pendataan
penduduk pada setiap instansi berbeda‐beda. BPS misalnya, melakukan sensus setiap
sepuluh tahun sekali. Namun dalam interval waktu tersebut, data yang berhasil
dikumpulkan masih sulit menjangkau daerah‐daerah terpencil. Sedangkan Depdagri
melakukan pendataan penduduk melalui SISKOMDAGRI. Komisi Pemilihan Umum
(KPU) baru baru ini melakukan sensus penduduk pemilih. Sensus untuk pemilih ini
dilakukan 5 tahun sekali. Berbagai instansi lain seperti Departemen Pendidikan
Nasional (Depdiknas), Departemen Tenaga Kerja dan Transmigrasi (Depnakertrans),
dan Departemen Sosial (Depsos) juga memerlukan data kependudukan. Instansi‐
instansi tersebut akan mengalami kesulitan dalam menentukan program kerjanya jika
tidak didukung oleh data kependudukan yang akurat. Akan sulit bagi Depdiknas untuk
merencanakan program wajib belajar jika tidak ada data yang akurat mengenai jumlah
penduduk usia sekolah.
Basisdata kependudukan yang ada pada saat ini belum siap pakai dan tidak memenuhi
kebutuhan setiap instansi. Untuk memenuhi kebutuhan setiap instansi, mereka masih
menggunakan basisdata masing‐masing. Jadi basisdata yang ada belum terintegrasi dan
tidak mencerminkan data penduduk secara keseluruhan, yang dapat digunakan secara
bersama‐sama [ZUL02].
Selain itu proses penduduk yang ingin mendapatkan layanan yang berkaitan dengan
dokumen kependudukannya juga tidak efisien. Penduduk harus datang ke kantor
Page 8
instansi yang bersangkutan untuk mengurus dokumen yang mereka butuhkan, belum
lagi terhalangani oleh birokrasi di instansi tersebut.
Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi (EGovernment) yang bersifat
permanen yang mampu melakukan proses registrasi penduduk, berisikan basisdata
kependudukan yang terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan setiap instansi dan
siap pakai setiap saat. Setiap instansi dapat menggunakan basisdata kependudukan ini
secara bersama‐sama untuk kebutuhan yang berbeda. Disamping itu sistem informasi
ini juga dapat dimanfaatkan untuk melayani penduduk yang membutuhkan dokumen
kependudukannya. Penelitian ini bertujuan untuk meneliti dan merancang serta
berusaha mengimplementasikan sistem informasi kependudukan di Indonesia dengan
mempelajari pengalaman negara‐negara lain yang telah menerapkan sistem tersebut. E
Government yang dikembangkan ini diharapkan termasuk paling tidak pada level ketiga
dari penggolongan EGovernment menurut Agarwal diatas.
3. PERUMUSAN MASALAH
Dari uraian pada bagian pendahuluan terlihat bahwa masalah yang sering dihadapi oleh
institusi dalam penerapan sistem informasi e‐Government di Indonesia adalah:
- Inisiatif TI masih terpencar, akibatnya pemborosan
Dalam penerapan e-Government, masih banyak instansi pemerintah yang berpikir, setelah
menentukan critical success factors, masing-masing bagian atau departemen langsung
membuat strateginya masing-masing kemudian dirinci menjadi kegiatan yang bersifat taktis
operasional. Salah satunya pengadaan perangkat teknologi informasi yang bila tidak
dilakukan secara terintegrasi, kemungkinan pemborosan anggaran sangat tinggi. Padahal
hasil yang didapatkan tidak sesuai dengan investasi yang telah dikeluarkan.
- Lack koordinatif
Setiap instansi memiliki keinginan yang berbeda-beda dalam penerapan sistem informasi.
Tidak terjalinnya koodinasi yang baik antar instansi mengakibatkan pelaksanaan penerapan
sistem informasi dan teknologi informasi tidak berjalan dengan efektif. Karena masing-
masing berjalan sendiri tanpa interaksi antar satu bagian dengan bagian lainnya.
Page 9
- Lack detail requirement
Keinginan yang terlalu umum mengakibatkan hasil yang didapatkan tidak spesifik. Karena
pada awalnya produk atau jasa yang diinginkan tidak begitu jelas, sehingga setiap
individu/departemen yang terlibat tidak tahu persis hasil apa yang diinginkan sebagai
keluaran dari suatu proyek aplikasi e-Government. Disamping itu juga, manfaat yang
seharusnya didapatkan oleh masyarakat (users) secara signifikan tidak dapat dipenuhi.
- Lack political support
Dukungan secara politik sangat mempengaruhi berhasil-tidaknya suatu penerapan aplikasi
sistem informasi. Pada kenyataannya suasana politik, terutama yang berkaitan dengan:
dukungan dan alokasi anggaran, yang lemah dalam setiap rencana penerapan sistem
informasi.
- Lack of awareness
Kurangnya kepedulian terhadap keberhasilan e-Government. Pemimpin yang bertanggung
jawab dalam penerapan e-Government terkadang kurang memahami kepentingan dari
masing-masing stakeholder yang ada dan tidak mau mencoba melakukan kolaborasi agar
seluruh perbedaan kepentingan yang dimaksud dapat menuju kepada satu arah pencapaian
visi dan misi e-Government (konvergensi). Setiap pemimpin yang bertanggung jawab dalam
pengembangan e-Government harus memahami bahwa pihak-pihak yang dianggap sebagai
stakeholder utama dalam proyek e-Government antara lain: pemerintah (lembaga terkait
dengan seluruh perangkat manajemen dan karyawannya), sektor swasta, masyarakat,
lembaga-lembaga swadaya masyarakat, perusahaan, dan lain sebagainya. Terlepas dari
bermacam ragamnya stakehoder yang ada, yang sering terlupakan bahwa pada akhirnya yang
akan merasakan manfaat atau berhasil tidaknya e-Government yang dilaksanakan adalah
pelanggan.
- Lack leadership
Faktor kepemimpinan biasanya melekat pada setiap orang yang bertanggung jawab sebagai
pemimpin dari penyelenggaraan suatu penerapan sistem informasi. Namun masih banyak
kelemahan dalam hal mengelola:
• Beragam tekanan politik yang terjadi terhadap penerapan aplikasi e-Government baik
dari kalangan yang optimis maupun yang pesimis;
Page 10
• Kurangnya sumber daya yang dibutuhkan, seperti misalnya sumber daya manusia,
finansial, informasi, peralatan, fasilitas, dan
• Sejumlah kepentingan dari berbagai kalangan (stakeholders) terhadap e-Government
yang sedang atau akan dilaksanakan.
4. METODOLOGI
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah meliputi beberapa tahapan seperti
terlihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Metodologi Penelitian
1. Identifikasi masalah
Pada tahap ini dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang ada. Dari
permasalahan tersebut akan dicoba dibuat hipotesis, kemudian dilakukan penelitian
dan uji coba untuk membuktikan hipotesis tersebut. Permasalahan yang telah
diidentifikasi sampai saat ini dapat dilihat pada bagian perumusan masalah.
Sedangkan hipotesis penelitian dapat dilihat pada bagian hipotesis dan manfaat diatas.
2. Pengumpulan data dan sumber pendukung (literatur)
Pengumpulan literatur yang mendukung penelitian dilakukan pada tahap ini.
Literatur‐literatur diambil dari penelitian‐penelitian sebelumnya maupun dari
jurnal‐jurnal ilmiah, baik dalam negeri maupun luar negeri. Salah satu Literatur
yang dijadikan acuan dalam penelitian ini adalah tulisan mengenai EGovernment
yang ditulis oleh Hasibuan [HAS01]. Sedangkan literatur lainnya berkaitan
dengan EGovernmen dan khususnya mengenai kependudukan, seperti “Grand
Design Sistem Informasi KPU”, “National IT Framework”, “Strategi EGovernment”
di Amerika Serikat serta penerapan E‐Government di beberapa negara Eropa
[BAP01, FOR02, VIL01, KPU02, WAT01, TAM01, FIS01, MOO00, AIC01, WIM01].
Identifikasi
masalah
Pengumpulan
data dan literatur
Perancangan
dan
implementasi
sistem
Ujicoba dan
analisa keluaran
sistem
Page 11
Adapun data yang dipergunakan sebagai sampel untuk penelitian, akan diambil
dari BPS yang merupakan data penduduk hasil sensus. Data propinsi DKI Jakarta
akan digunakan untuk simulasi pada skala kecil.
3. Analisis Kebutuhan, Perancangan, dan Implementasi
Pada tahap ini akan dilakukan proses analisa kebutuhan sistem, perancangan
serat
implementasi terhadap sistem yang akan dikembangkan. Hal‐hal yang dilakukan
meliputi:
➢ Rancangan Arsitektur Sistem (Architecture System)
➢ Rancangan Format Data Masukan atau Form‐form Kependudukan
➢ Rancangan Relasi antar entitas (Entity Relationship) basis data
➢ Rancangan Diagram alur proses dan data sistem (Data Flow Diagram)\
➢ Rancangan Antar muka pemakai (User Interface)
4. Analisis dan Uji Coba Sistem
Setelah dilakukan perancangan dan sistem diimplementasikan, kemudian akan
dilakukan tahapan uji coba. Uji coba direncanakan dilakukan dalam dua tahap.
Pertama uji coba internal, dimana sistem akan diujicobakan dalam lingkungan
terbatas dan sebagai tester‐nya adalah tim pengembang sendiri. Data‐data yang
digunakan pada tahap uji coba tersebut merupakan data propinsi DKI Jakarta
yang diperoleh dari BPS. Selanjutnya dilakukan integrasi data dari beberapa
propinsi. Kemudian pada tahapan kedua, dilakukan uji coba eksternal, dimana
sistem akan diuji cobakan pada salah satu instansi yang ada, misalnya kelurahan
tertentu, dan sebagai tester‐nya adalah pihak dari instansi tersebut. Setelah
diujicobakan maka dilakukan proses analisa kembali apakah sistem yang
dibangun sesuai dengan kebutuhan, untuk kemudian dilakukan proses
perbaikan.
5. Pembuatan Paket Sistem (Installer)
Setelah sistem diimplementasikan, dan diuji coba maka langkah selanjutnya adalah
membuat paket installer dari sistem tersebut sehingga sistem dapat digunakan atau
diinstall di tempat lain dengan mudah.
Page 12
Tahapan 3, 4 dan 5 merupakan tahapan yang erat kaitannya dengan pengembangan
perangkat lunak. Untuk pengembangan perangkat lunak tersebut, kami gunakan metodologi
FAST yang cukup banyak digunakan dalam pengembangan suatu aplikasi. Adapun
tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:
- Investigasi awal: pada tahap ini ditentukan ruang lingkup dari proyek, batasan-batasan,
partisipan, biaya dan jadwal. Tahap ini bertujuan untuk menilai kelayakan dari proyek
tersebut.
- Analisa: pada tahap ini dilakukan analisa permasalahan baik dari segi bisnis dan
teknologi, yaitu dengan mengidentifikasi permasalahan dan sebab-akibatnya. Dari tahap
analisa ini akan diperoleh peluang-peluang yang mungkin dan juga arahan. Beberapa
hal yang dilakukan dalam tahap ini antara lain: studi ruang lingkup permasalahan,
analisa masalah dan peluang, analisa proses bisnis, serta penyajian temuan-temuan dan
rekomendasi.
- Analisa kebutuhan: Pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan dari sistem yang akan
dibuat, yang meliputi tujuan pengembangan sistem dan prioritas-prioritas requirements
sehingga menghasilkan suatu pernyataan business requirements system.
- Analisa keputusan: pada tahap ini dilakukan analisa mengenai solusi teknis yang
diperkirakan bisa mengatasi permasalahan sekaligus memenuhi business requirements.
Hal tersebut akan digunakan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem yang
memenuhi segala requirements tersebut.
- Perancangan: pada tahap ini dilakukan perancangan sistem dari segi teknologi. Hasil
tahap ini adalah berupa model data, model proses, dan model antar muka.
- Konstruksi: pada tahap ini akan dilakukan konstruksi sistem, yang terdiri dari
konstruksi basis data dan antar muka serta uji coba terhadap sistem. Tahap konstruksi
menghasilkan aplikasi yang siap dijalankan dan memenuhi semua kebutuhan yang ingin
dicapai.
- Implementasi/operasionalisasi: tahap ini nantinya akan dijalankan oleh pemakai dari
aplikasi yang dikembangkan.
5. RANCANGAN (DESIGN) PENELITIAN